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Anleitungen, Handouts und Hilfe für Kitas

Neue Benutzer, Änderungen oder Deaktivierungen

MJ

Sie können Ihr Passwort für den CAG-Zugang auf folgender Internet-Seite portal.bistumlimburg.de selbstständig ändern.

Die komplette Anleitung mit Bildern als PDF-Dokument runterladen ->


Zurücksetzen des Passworts:
1. Aufruf der Internet-Seite http://portal.bistumlimburg.de
3. Authentifizierung mit dem Benutzernamen (Anmeldename@blm.local)

4. Teil des Geburtsdatums eingeben z.b. 15 März = 1503

5. Geben Sie den per SMS / E-Mail erhaltenen PASSCODE ein

6. Tragen Sie nun 2x das neue Passwort, gemäß der Passwortrichtlinie, ein. (siehe unten)

7. Abschlussmeldung für erfolgreiche Passwortänderung.

Die Komplexitätsvoraussetzungen der Passwortrichtlinie sind wie folgt:
Bei Änderung des Passworts, beachten Sie bitte das Sie keines der 10 zuletzt verwendeten Passwörter nutzen können.
Es dürfen weder wesentliche Teile des Kontonamens des Benutzers noch der vollständigen Kontonamen enthalten sein.
Es müssen mindestens sechs Zeichen verwendet werden.
Es müssen Zeichen aus drei der vier folgenden Kategorien enthalten sein:
- Großbuchstaben von A bis Z
- Kleinbuchstaben von A bis Z
- Ziffern zwischen (0 bis 9)
- Sonderzeichen (z. B. !, $, #, %)

Die komplette Anleitung mit Bildern als PDF-Dokument runterladen ->

Rund ums Postfach

Damit die IT-Abteilung Ihre Mail-Daten (Mails, Kontakte und Kalender) in Microsoft Outlook importieren kann, muss das vorherige Postfach als PST-Datei zur Verfügung gestellt werden. Ein direkter Export von GMX, Web.de, T-Online, msn.de usw. in einer PST-Datei gibt es in der Regel vom Anbieter leider nicht. Daher sollten Sie Ihr Postfach kurzzeitig in MS Outlook (30-Tage MS Outlook 2016 kostenlos testen) einrichten und dann den Export (Umwandlung) in eine PST-Datei durchführen.

Wie Sie Ihr Postfach in Outlook einrichten, dazu hier die Links zu den Anleitungen der gängisten Anbieter:

Anleitung: web.de-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: GMX-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: Gmail-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: T-Online-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: Freenet-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: Yahoo-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: 1&1-Postfach in Outlook einrichten

Weitere Anleitungen finden Sie unter https://www.emaileinstellung.de oder direkt bei Ihrem Mail-Anbieter.

  1. Wählen Sie im Posteingang Neue Elemente > Weitere Elemente > Outlook-Datendatei aus.

  2. Geben Sie einen Dateinamen ein.

  3. Zum Hinzufügen eines Kennworts aktivieren Sie das Kontrollkästchen Optionales Kennwort hinzufügen.

  4. Wählen Sie OK aus. Geben Sie ein Kennwort in die Textfelder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und wählen Sie OK aus.

    Wenn Sie ein Kennwort festlegen, müssen Sie dieses bei jedem Öffnen der Datendatei eingeben, z. B. wenn Outlook gestartet wird oder Sie die Datendatei in Outlook öffnen.

Quelle: https://support.microsoft.com/de

MJ

Die erstellte Outlook-Datendatei (PST) enthält alle ausgewählten Elemente (Mails, Kalender und Kontakte) und muss nun für den Import der IT-Abteilung bereitgestellt werden. Bitte speichern Sie die PST-Datei unter Ihrem Namen und Datum ab, zum Beispiel "Vorname_Nachname_2022-08-25.pst". Nun loggen Sie sich in Ihren Kita-Desktop ein und öffnen den Windows-Explorer für die Datei-Verwaltung. Sie haben Zugriff auf ihre lokale Festplatte C: ihres Computers, wo sich aktuell noch die PST-Datei befindet. Kopieren Sie nun die PST-Datei von ihrem Computer auf das neue Gruppenlauf in den Ordner "Mail-Import" ins DiöNet.

Nach der Umstellung sollten Sie nur noch die neue E-Mail-Adresse benutzen. Damit Personen die noch an die alte bekannte Adresse schreiben automatisch informiert werden, können Sie in Ihrem bisherigen Postfach eine Funktion einschalten, so das eine Mail an den Absender mit dem Hinweis auf die neue E-Mail Adresse versendet wird.

Anleitung: web.de-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: GMX-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: Gmail-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: T-Online-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: Freenet-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: Yahoo-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: 1&1-Postfach Automatisches Antworten einschalten

 

Sie können dazu folgende Vorlage verwenden:

Sehr geehrter Absender,

diese E-Mail-Adresse wird nicht mehr abgerufen und daher wird ihre Mail nicht gelesen.

Bitte senden Sie Ihre E-Mail nochmal an unsere neue E-Mail-Adresse!

Unsere neue E-Mail-Adresse lautet:    MusterName@kita.pfarrei.de 

Vielen Dank.

Damit Sie zukünftig nur noch ein E-Mail Postfach abrufen müssen, sollten Sie das bisherige E-Mail Postfach bei ihrem Mail-Anbieter komplett löschen lassen. Nachfolgend finden Sie dazu entsprechende Anleitungen:

Anleitung: web.de-Postfach löschen

Anleitung: GMX-Postfach löschen

Anleitung: Gmail-Postfach löschen

Anleitung: T-Online-Postfach löschen

Anleitung: Freenet-Postfach löschen

Anleitung: Yahoo-Postfach löschen

Anleitung: 1&1-Postfach löschen

Um standardmäßig die E-Mail Adresse der Kita-Einrichtung zu nutzen muss das bestehende Mail-Profil angepasst werden. Dazu in Windows unter Systemsteuerung auf E-Mail (32-Bit) gehen. Es öffnet sich das Mail-Setup und dort auf bitte Profile anzeigen klicken. Nun auf den Button Hinzufügen klicken und ein neuen beliebigen Profil-Namen eingeben z.B. Kita-Mail und mit OK bestätigen. Im nächsten Schritt die neue und vollständige E-Mail Adresse der Einrichtung eintragen z.B. st.peter@kita.pfarrei.de  und den Vorgang mit Klick auf Weiter abschließen.

Falls das Passwort-Feld angezeigt wird so ist dort nichts einzutragen. Nur wenn Sie bereits Zugriff auf dieses Kita-Postfach haben, so ist es auch möglich sein dies in Ihrem Outlook einzurichten. Nach erfolgter Einrichtung ist das Kita-Postfach ihr primäres Postfach und wird immer für Versand und Empfang von E-Mails verwendet.

Sie haben auch die Möglichkeit ihre persönliche und dienstliche E-Mail Adressen in Outlook für Ihre persönliche Kommunikation z.B. mit Personalabteilung etc. einzurichten.

Wie sieht eine gute E-Mail Signatur aus?

Eine gute E-Mail-Signatur hält alle wichtigen Kontaktinformationen bereit, ist aufs Wesentliche reduziert, übersichtlich gestaltet und gibt dem Empfänger einen individuellen Eindruck des Absenders. Mit Logos angereichert lässt sich der E-Mail-Zusatz zur Markenbildung nutzen.

In einer professionellen E-Mail-Signatur sollten die folgenden Angaben zu finden sein:

  • Vor- und Nachname
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Adresse der eigenen Website
  • ggf. Links zu Profilen in sozialen Netzwerken
  • Ihre Position im Unternehmen
  • Name des Unternehmens und Rechtsform
  • Anschrift des Unternehmens

Eine schöne Mail-Signatur können Sie einfach und kostenlos mit dem Signatur Generator erstellen https://www.hubspot.de/email-signature-generator

 

In Microsoft Outlook 2013 können Sie über das Menü    Datei -> Optionen -> E-Mail -> "Nachrichten verfassen" auf den Button "Signaturen" einrichten.

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook im Kita-Desktop

  2. Oben links auf "Datei" klicken 

  3. Klick einmal auf den Button " + Konto hinzufügen"

  4. Im Feld "Ihr Name" einfach irgendwas z.B. "kita" eintragen.

  5. Im Feld "E-Mail-Adresse" die gewünschte und vollständige E-Mail-Adresse eintragen. Zum Beispiel "st.test@kita.pfarrei.de" 

  6. Das Feld "Kennwort" kann muss nicht ausgefüllt werden. Einfach leer lassen, da die Berechtigungen von der IT vergeben werden.

  7. Dann klicke auf den Button "Weiter"

  8. Nun auf "Fertig stellen" und Outlook neu starten!

Das zusätzliche Postfach sollte nun nach einem Restart von Outlook erscheinen, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorhanden sind. Die Berechtigungen auf das Postfach müssen selbstverständlich vorher von der IT-Abteilung erteilt worden sein.

Diese Anleitung gilt nur für beantragte Postfächer und von der IT-Abteilung des Bistums Limburg bereitgestellte Mail-Adressen. Externe Mail-Anbieter wie GMX, Microsoft, T-Online, etc. können nicht eingebunden werden.

Auf jedem Kita-Desktop ist Microsoft Outlook als E-Mail-Programm installiert. In Outlook können sie ihre persönliche, dienstliche E-Mail-Adresse im Format v.name@kita.pfarrei.de abrufen und als Kita-Leitung oder stellvertretende Kita-Leitung auch die E-Mail-Adresse ihrer Einrichtung z.B. st.martin@kita.pfarrei.de. 

Darüber hinaus können Sie Ihre persönliche, dienstliche E-Mail-Adresse auch außerhalb des Kita-Desktops auf jedem PC, Tablet oder Smartphone ohne Installation einer App abrufen.  Der entsprechende Link (URL) lautet https://outlook.bistumlimburg.de/owa  und der Login ist mit den bekannten und üblichen Zugangsdaten möglich. Selbstverständlich setzen wir hier auf höchste Sicherheitsstandards und so ist der Zugang auch hier mit einer 2-Faktor-Authentifizierung geschützt.

Der Abruf einer allgemeinen E-Mail Adresse einer Kita z.B. st.martin@kita.pfarrei.de ist nach dem Login möglich. Dazu muss auf Smartphones der Browser z.B. Google Chrome oder Apple Safari auf "Desktop-Modus" umgestellt werden, damit oben rechts ein Icon zum Hinzufügen weiterer Postfächer erscheint. Bei Tablets und Computern ist dies ohne Umstellung auf den Desktop-Modus möglich.

Ein Exchange-Postfach ist ein E-Mail-Postfach, das auf einem Microsoft Exchange Server gehostet (verwaltet und installiert) wird. Im Vergleich zu IMAP (Internet Message Access Protocol) oder POP3 (Post Office Protocol 3) bietet Exchange erweiterte Funktionen, die auf Zusammenarbeit und Integration abzielen. Hier sind die Hauptaspekte im Bezug auf Sicherheit und den Unterschied zu IMAP oder POP3:

1. Sicherheit:

Authentifizierung und Verschlüsselung: Exchange verwendet starke Authentifizierungsmethoden und Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit der übertragenen Daten zu gewährleisten.
Zugriffskontrolle: Exchange bietet granulare Zugriffskontrollen, sodass Administratoren bestimmte Berechtigungen für Benutzer festlegen können, um die Sicherheit der Informationen zu erhöhen.


2. Zusammenarbeit und Integration:

Kalender und Kontakte: Exchange ermöglicht die nahtlose Integration von Kalender- und Kontaktfunktionen, was die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation verbessert.
Gemeinsame Postfächer: Durch gemeinsame Postfächer können mehrere Benutzer auf dasselbe Postfach zugreifen, was die Teamarbeit erleichtert.


3. Unterschiede zu IMAP und POP3:

Echtzeit-Synchronisation: Exchange bietet eine Echtzeit-Synchronisation von E-Mails, Kalender und Kontakten auf verschiedenen Geräten, während IMAP diese Funktion ebenfalls unterstützt, jedoch nicht so nahtlos.
Offline-Zugriff: IMAP ermöglicht den Zugriff auf E-Mails im Offline-Modus, aber Exchange bietet erweiterte Offline-Funktionen für E-Mails, Kalender und Kontakte.
Zusätzliche Funktionen: Exchange bietet zusätzliche Funktionen wie gemeinsame Postfächer, Ressourcenbuchungen für Besprechungen und eine verbesserte Suche.


Warum nur von der IT-Abteilung erstellte Exchange-Postfächer in Outlook eingebunden werden können:

Verwaltbarkeit: Die Einschränkung, nur von der IT-Abteilung erstellte Exchange-Postfächer in Outlook einzubinden, dient der zentralisierten Verwaltung und Kontrolle. Dies gewährleistet, dass Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden und die IT-Abteilung den Überblick über alle Postfächer behält.
Kontrolle über Sicherheitsaspekte: Externe Mail-Anbieter wie Web.de, GMX oder T-Online haben unterschiedliche Sicherheitsrichtlinien und -protokolle. Die IT-Abteilung möchte möglicherweise sicherstellen, dass nur sichere Verbindungen zu den Postfächern hergestellt werden und die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.


Zusammenfassend bietet ein Exchange-Postfach erweiterte Funktionen für Zusammenarbeit und Integration, während die Einschränkung auf von der IT-Abteilung erstellte Postfächer in Outlook die Verwaltbarkeit und Kontrolle über Sicherheitsaspekte erhöht.

Quellen:

Microsoft Exchange Server Features: docs.microsoft.com/en-us/exchange/exchange-2019-features
IMAP vs. POP3 vs. Exchange: www.nucleustechnologies.com/blog/pop3-vs-imap-vs-exchange-choose-the-best-email-protocol/

MJ by Napkin AI

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