Anleitungen, Handouts und Hilfe für Kitas

Der Import Ihrer wichtigen E-Mails, Kontakte und Kalenderdaten kann auf Wunsch von der IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner, der CBC AG, für Sie durchgeführt werden. Bei Bedarf übernehmen wir auch die komplette Übernahme Ihrer Nachrichten, Kontakte und Termine von Ihrem bisherigen Provider (z.B. web.de, GMX, T-Online, etc.).

Zu Beginn des Projektes erhält der Kita-Koordinator eine Liste, in die alle Kitas der Pfarrei ihre bestehenden Postfächer eintragen können. Diese Informationen werden dann von der IT in das neue System übertragen. Sobald wir Ihre Postfach-Importliste erhalten haben, wird unser IT-Partner von der CBC AG die Ansprechpartner der Postfächer über die angegebene Telefonnummer kontaktieren. Ein Mitarbeiter der CBC wird den Export der E-Mails, Kontakte und Kalenderdaten per Fernzugriff durchführen. Dabei wird eine Sicherungskopie der Postfachdaten (Nachrichten, Kontakte, Termine) in einer sogenannten PST-Datei erstellt, die dann der IT-Abteilung des Bistums Limburg zum Import in Ihr neues Kita-Postfach zur Verfügung gestellt wird. Bei diesem Vorgang werden keine Daten gelöscht oder verändert.

Nach dem Import Ihrer Daten (PST-Datei) durch die IT-Abteilung stehen Ihnen Ihre E-Mails, Kontakte und zukünftigen Kalendereinträge in Microsoft Outlook auf dem neuen Kita-Desktop zur Verfügung. Dieser Postfachimport wird pro Postfach nur einmal durchgeführt, daher empfehlen wir, nach dem Import ausschließlich im neuen Postfach auf dem Kita-Desktop zu arbeiten.

Alternativ kann die Übertragung des bisherigen Mail-Postfach im Kita-Onboarding durchgeführt werden. Dies ist vorher mit dem Projektleiter abzusprechen.

Wenn neue Mitarbeitende in eine Kita kommen, dann benötigen diese auch einen eigenen Zugang. Den aktuellen Antrag "IT-Berechtigungen" als PDF zur Erstellung des Zugangs finden Sie auf der Homepage der IT-Abteilung www.it.bistumlimburg.de . Bitte den Antrag ausfüllen, unterschreiben (lassen) und eingescannt an service@bistumit.bistumlimburglimburg.de senden. 

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Zum Ändern des Passworts/Kennworts für ihren persönlichen Zugang (vname@blm.local) zum Kita-Desktop gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Möglichkeit: Nach dem Starten des Kita-Desktops über die mittig hängende und schwarze Citrix-Menüleiste auf "STRG+ALT+ENTF" klicken und anschließend auf "Kennwort ändern"

2. Möglichkeit: Auf dem Web-Portal https://portal.bistumlimburg.de/ gibt des den Link "Passwort" zu https://pwreset.rz-eichstaett.de/ und dort den Anweisungen folgen. Sie benötigen dafür ihren Benutzernamen, Zugriff auf den SMS-Passcode und ihr Geburtsdatum.

Bitte beachten Sie unbedingt die aktuell gültigen Passwort-Richtlinien unter https://it.bistumlimburg.de/beitrag/neue-passwortrichtlinie/ 

Sie können Ihr Passwort für den CAG-Zugang auf folgender Internet-Seite portal.bistumlimburg.de selbstständig ändern.

Die komplette Anleitung mit Bildern als PDF-Dokument können Sie HIER runterladen.

Zurücksetzen des Passworts:
1. Aufruf der Internet-Seite http://portal.bistumlimburg.de
3. Authentifizierung mit dem Benutzernamen (Anmeldename@blm.local)

4. Teil des Geburtsdatums eingeben z.b. 15 März = 1503

5. Geben Sie den per SMS / E-Mail erhaltenen PASSCODE ein

6. Tragen Sie nun 2x das neue Passwort, gemäß der Passwortrichtlinie, ein. (siehe unten)

7. Abschlussmeldung für erfolgreiche Passwortänderung.

Die Komplexitätsvoraussetzungen der Passwortrichtlinie sind wie folgt:
Bei Änderung des Passworts, beachten Sie bitte das Sie keines der 10 zuletzt verwendeten Passwörter nutzen können.
Es dürfen weder wesentliche Teile des Kontonamens des Benutzers noch der vollständigen Kontonamen enthalten sein.
Es müssen mindestens sechs Zeichen verwendet werden.
Es müssen Zeichen aus drei der vier folgenden Kategorien enthalten sein:
- Großbuchstaben von A bis Z
- Kleinbuchstaben von A bis Z
- Ziffern zwischen (0 bis 9)
- Sonderzeichen (z. B. !, $, #, %)

Die komplette Anleitung mit Bildern als PDF-Dokument können Sie HIER runterladen.

Damit die IT-Abteilung Ihre Mail-Daten (Mails, Kontakte und Kalender) in Microsoft Outlook importieren kann, muss das vorherige Postfach als PST-Datei zur Verfügung gestellt werden. Ein direkter Export von GMX, Web.de, T-Online, msn.de usw. in einer PST-Datei gibt es in der Regel vom Anbieter leider nicht. Daher sollten Sie Ihr Postfach kurzzeitig in MS Outlook (30-Tage MS Outlook 2016 kostenlos testen) einrichten und dann den Export (Umwandlung) in eine PST-Datei durchführen.

Wie Sie Ihr Postfach in Outlook einrichten, dazu hier die Links zu den Anleitungen der gängisten Anbieter:

Anleitung: web.de-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: GMX-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: Gmail-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: T-Online-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: Freenet-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: Yahoo-Postfach in Outlook einrichten

Anleitung: 1&1-Postfach in Outlook einrichten

Weitere Anleitungen finden Sie unter https://www.emaileinstellung.de oder direkt bei Ihrem Mail-Anbieter.

1. Wählen Sie im Posteingang Neue Elemente > Weitere Elemente > Outlook-Datendatei aus.

2. Geben Sie einen Dateinamen ein.

3. Zum Hinzufügen eines Kennworts aktivieren Sie das Kontrollkästchen Optionales Kennwort hinzufügen.

4. Wählen Sie OK aus. Geben Sie ein Kennwort in die Textfelder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und wählen Sie OK aus.

   Wenn Sie ein Kennwort festlegen, müssen Sie dieses bei jedem Öffnen der Datendatei eingeben, z. B. wenn Outlook gestartet wird oder Sie die Datendatei in Outlook öffnen.

Quelle: https://support.microsoft.com/de

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Die erstellte Outlook-Datendatei (PST) enthält alle ausgewählten Elemente (Mails, Kalender und Kontakte) und muss nun für den Import der IT-Abteilung bereitgestellt werden. Bitte speichern Sie die PST-Datei unter Ihrem Namen und Datum ab, zum Beispiel "Vorname_Nachname_2022-08-25.pst". Nun loggen Sie sich in Ihren Kita-Desktop ein und öffnen den Windows-Explorer für die Datei-Verwaltung. Sie haben Zugriff auf ihre lokale Festplatte C: ihres Computers, wo sich aktuell noch die PST-Datei befindet. Kopieren Sie nun die PST-Datei von ihrem Computer auf das neue Gruppenlauf in den Ordner "Mail-Import" ins DiöNet.

Nach der Umstellung (Import von Daten und Mail) in ihr neues Postfach sollten Sie nur noch die neue Adresse benutzen. Damit Personen die noch an die alte bekannte Adresse schreiben automatisch informiert werden, können Sie in Ihrem bisherigen Postfach eine Funktion einschalten, so das immer eine Mail an den Absender mit dem Hinweis auf die neue E-Mail Adresse versendet wird.

Anleitung: web.de-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: GMX-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: Gmail-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: T-Online-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: Freenet-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: Yahoo-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Anleitung: 1&1-Postfach Automatisches Antworten einschalten

Sie können dazu folgende Vorlage verwenden:

Sehr geehrter Absender,

diese E-Mail Adresse wird nicht mehr abgerufen und daher wird ihre Mail nicht gelesen.

Bitte senden Sie Ihre E-Mail nochmal an unsere neue E-Mail Adresse!

Unsere neue E-Mail Adresse lautet:    MusterName@kita.pfarrei.de 

Vielen Dank.

Damit Sie zukünftig nur noch ein E-Mail Postfach abrufen müssen, sollten Sie das bisherige E-Mail Postfach bei ihrem Mail-Anbieter komplett löschen lassen. Nachfolgend finden Sie dazu entsprechende Anleitungen:

Anleitung: web.de-Postfach löschen

Anleitung: GMX-Postfach löschen

Anleitung: Gmail-Postfach löschen

Anleitung: T-Online-Postfach löschen

Anleitung: Freenet-Postfach löschen

Anleitung: Yahoo-Postfach löschen

Anleitung: 1&1-Postfach löschen

Wenn Sie Ihre wichtigsten Webseiten in Ihrem Browser ( Google Chrome, MS Edge/Explorer, Mozilla Firefox, etc.) gespeichert haben, dann können Sie diese Lesezeichen einfach in ihre neue Windows-Umgebung auf dem Kita-Desktop mitnehmen. 

1. Sichern der Lesezeichen-Datei

• Anleitung für Google Chrome
• Anleitung für Microsoft Edge/Explorer
• Anleitung für Mozilla Firefox

2. Übertragen der Lesezeichen-Datei

• Anleitung für Google Chrome
• Anleitung für Microsoft Edge/Explorer
• Anleitung für Mozilla Firefox

3. Einspielen der Lesezeichen 

• Anleitung für Google Chrome
• Anleitung für Microsoft Edge/Explorer
• Anleitung für Mozilla Firefox

Um standardmäßig die E-Mail Adresse der Kita-Einrichtung zu nutzen muss das bestehende Mail-Profil angepasst werden. Dazu in Windows unter Systemsteuerung auf E-Mail (32-Bit) gehen. Es öffnet sich das Mail-Setup und dort auf bitte Profile anzeigen klicken. Nun auf den Button Hinzufügen klicken und ein neuen beliebigen Profil-Namen eingeben z.B. Kita-Mail und mit OK bestätigen. Im nächsten Schritt die neue und vollständige E-Mail Adresse der Einrichtung eintragen z.B. hubertus@kita.pfarrei.de   und den Vorgang mit Klick auf Weiter abschließen.

Falls das Passwort-Feld angezeigt wird so ist dort nichts einzutragen. Nur wenn Sie bereits Zugriff auf dieses Kita-Postfach haben, so ist es auch möglich sein dies in Ihrem Outlook einzurichten. Nach erfolgter Einrichtung ist das Kita-Postfach ihr primäres Postfach und wird immer für Versand und Empfang von E-Mails verwendet.

Sie haben auch die Möglichkeit ihre persönliche und dienstliche E-Mail Adressen in Outlook für Ihre persönliche Kommunikation z.B. mit Personalabteilung etc. einzurichten.

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Im gelb markierten Bereich erkennt man das nun nicht die persönliche dienstliche E-Mail Adresse als erstes Postfach eingetragen ist.

Die IT-Mindestanforderungen beschreiben die wesentlichen beim Einsatz der Informationstechnik zu beachtenden Handlungsfelder. Sie benennen die grundlegenden Voraussetzungen für einen wirtschaftlichen, ordnungsgemäßen und sicheren IT-Einsatz. In diesem Fall primär für den Einsatz des neuen Kita-Desktops  in den katholischen Kindertageseinrichtungen des Bistums Limburg.

Dabei muss man in drei verschiedene Anwendungsbereiche unterteilen:

1. Verwaltungsarbeit der Einrichtungsleitenden
2. Mittelbare pädagogische Arbeit (mpA) der Erzieher/innen
3. Pädagogische Arbeit der Erzieher/innen (Kein Kita-Desktop)

1. Verwaltungsarbeit der Einrichtungsleitenden

Allgemein kann man sagen, sollte ein Computer (Laptop, Tablet oder PC) mit Microsoft Windows 10 oder neuer installiert sein (Tastenkombination: Windows-Taste + Pause) und kann YouTube-Videos schnell und verzögerungsfrei abspielen, so ist dieses Gerät auch grundsätzlich für die Verwendung des Kita-Desktops einsetzbar.

Hardwareanforderungen

• Prozessor 1 GHz oder schneller
• Arbeitsspeicher (RAM) mind. 4 GB RAM, empfohlen 8 GB
• Festplattenspeicher mind. 32 GB Frei
• Grafikkarte DirectX 9 oder höher mit WDDM 1.0 Treiber
• Display mind. 1280x1024 Pixel, empfohlen 24 Zoll Bildschirm

Softwareanforderungen

• Aktuelles Betriebssystem z.B. Microsoft Windows 10 oder neuer
• Updates Versionen Stand Datum mindestens 01.01.2022
• Installation von Citrix Workspace (benötigt mind. 572 MB Festplatten-Speicher)
• Browser min. Microsoft Edge WebView2 Runtime-Version 92 oder höher, alternativ Google Chrome

Internetverbindung

• Stabile und schnelle Internetverbindung über LAN oder WLAN
• Download mindestens 16 Mbit/s empfohlen
• Upload mindestens 6 Mbit/s empfohlen

Systemanforderungen an einen Windows 10 Computer https://www.microsoft.com/de-de/windows/windows-10-specifications

Systemanforderungen an einen Windows 11 Computer https://www.microsoft.com/de-de/windows/windows-11-specifications?r=1

Systemanforderungen für Citrix Workspace App  https://docs.citrix.com/de-de/citrix-workspace-app-for-windows/system-requirements.html

2. Mittelbare pädagogische Arbeit (mpA) der Erzieher/innen

Die IT-Mindestanforderungen für ein IT-Gerät für die mittelbare pädagogische Arbeit (mpA) einer Kindertageseinrichtung unterscheiden sich von der Tätigkeit in der Verwaltung bzw. Einrichtungsleitung und dem Einsatz der pädagogischen Arbeit direkt mit den Kindern. Da hier weder der Schwerpunkt auf der pädagogischen Arbeit zusammen  den Kindern liegt noch auf allgemeine und ausgiebige Verwaltungstätigkeiten in einem Büro an einem dauerhaften Schreibtischarbeitsplatz. Sondern auf Dokumentation von Kind-Beobachtungen und Kommunikation mit Eltern, Schulen und anderen Institutionen oder Dienstbesprechungen, Führen von Entwicklungsgesprächen und Teamsitzungen, sowie für die zugehörige Vor- und Nachbereitung. Dazu ist es sinnvoll möglichst flexibel zu sein um auch bei spontanen Anforderungen reagieren zu können, z.B. Home-Office,  Online-Besprechungen, Anschluss von Beamer, Raumwechsel für Videokonferenzen oder für vertrauliche Gespräche. Daher empfehlen wir hier grundsätzlich die Nutzung von Windows-Laptops und nicht von großen Tower-Computern oder kleinen Tablets. Man könnte, um längeres ergonomisches Arbeiten zu ermöglichen: einen großen Monitor, separate Tastatur und Maus anschließen. Falls der Laptop gelegentlich als Ersatz für einen PC-Arbeitsplatz dienen sollte, könnte man es mit einer passenden Docking-Station ergänzen. Der Login auf den Kita-Desktop sollte damit ebenfalls möglich sein.

3. Pädagogische Arbeit der Erzieher/innen mit Kindern

Die IT-Mindestanforderungen für ein IT-Gerät in den Gruppenräumen einer Kindertageseinrichtung unterscheiden sich erheblich von einem Computer (PC, Laptop) in der Verwaltung oder Einrichtungsleitung. Da hier der Schwerpunkt bei der pädagogischer Arbeit mit den Kindern liegt und nicht auf allgemeine Verwaltungstätigkeiten in einem Büro an einem Schreibtischarbeitsplatz. Ein Tablet kann als digitales Malbuch, Lupe oder Spielgerät unter Aufsicht und Anleitung der Erziehenden genutzt werden. Daher empfehlen wir in den Gruppen ein leichtes und mobiles Tablet mit Touch-Display, WLAN, Kamera, Touchscreen-Stift und mindestens 8 Zoll-Display, empfohlen 10 Zoll.  Aufgrund der Bedienung und Stabilität empfehlen wir hier Apple iPads. Auf diesen Tablets könnte, nach Installation von Citrix Workspace aus dem App-Store, der Kita-Desktop gestartet und benutzt werden. Dazu ist es möglich bei den neuen Modellen eine externe Tastatur und Maus per Bluetooth zu verbinden. Über einen Adapter kann ebenfalls ein Monitor oder Beamer für vielseitige Verwendungszwecke angeschlossen werden. Die Installation weiterer pädagogischer Apps wie z.B. die mehrsprachige Vorlese-App Polylino für Vorschulkinder oder „Tux Paint“ ist für den Benutzer einfach und schnell möglich, sofern ein W-LAN mit Internetzugang vorhanden ist. In Kombination mit einer qualitativen Hülle ist das Tablet ein robuster Begleiter, der viele Abenteuer in Kindertagesstätten standhält. Ohne einen entsprechenden Schutz kann das Display zerkratzen oder gar zerspringen. Das stellt nicht nur einen unnötigen Kostenfaktor dar, sondern ist vielmehr auch eine Verletzungsgefahr für die Kinder. Deshalb sollte ein Tablet nur in Kombination mit einer kratz- und wasserfesten Hülle in Verwendung sein.

Weitere Info https://www.prokita-portal.de/bildungsbereiche-entwicklungsziele-kita/tablet-kindergarten/

Wie sieht eine gute E-Mail Signatur aus?

Eine gute E-Mail-Signatur hält alle wichtigen Kontaktinformationen bereit, ist aufs Wesentliche reduziert, übersichtlich gestaltet und gibt dem Empfänger einen individuellen Eindruck des Absenders. Mit Logos angereichert lässt sich der E-Mail-Zusatz zur Markenbildung nutzen.

In einer professionellen E-Mail-Signatur sollten die folgenden Angaben zu finden sein:

• Vor- und Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Adresse der eigenen Website
• ggf. Links zu Profilen in sozialen Netzwerken
• Ihre Position im Unternehmen
• Name des Unternehmens und Rechtsform
• Anschrift des Unternehmens

Eine schöne Mail-Signatur können Sie einfach und kostenlos mit dem Signatur Generator erstellen https://www.hubspot.de/email-signature-generator

In Microsoft Outlook 2013 können Sie über das Menü    Datei -> Optionen -> E-Mail -> "Nachrichten verfassen" auf den Button "Signaturen" einrichten.

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Innerhalb des KiTa-Desktops werden folgende Laufwerke zur Verfügung gestellt:

• Laufwerk U: Persönliches Laufwerk für jeden Benutzer, daher hat auch nur der jeweilige Benutzer selbst drauf Zugriff.
• Laufwerk G: Kita-Laufwerk für alle Benutzer einer Kindertageseinrichtung der Pfarrei
• Laufwerk X:\Leitungen Ordner für Einrichtungsleitende und zugehörige KiTa-Koordinator/in einer Pfarrei
• Laufwerk X:\Leitung Kita St. XYZ Ordner für das Leitungsteam einer Kita auf Wunsch möglich

Falls notwendig, können für Verwaltungszwecke weitere Laufwerke bzw. Ordner z.B. QM oder QMB etc. auf Laufwerk X: zur Verfügung gestellt werden, dazu wenden Sie sich bitte an den Projektleiter. Bei der Bereitstellung des QMB-Ordners kann man zwischen Schreib- und Leserechten und NUR Leserechte ( Lesen und Drucken)  wählen.

Die grundlegende Ordnerstruktur wird von der Abteilung IT vorgegeben, allerdings kann die Ordnerstruktur nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden.
Die Ordnerliste des Rahmenaktenplans wird bei Bedarf seitens der Abteilung IT bereitgestellt.

Besondere Austauschordner für vorab definierte Benutzer, beispielsweise für Leitung oder Personal, können auf Wunsch in der obersten Ordnerebene angelegt werden.
Um die gemeinsame Bearbeitung von Dateien der Nutzer*innen zwischen den Desktops „KiTa“ und „PnT“ zu ermöglichen, kann auf einem gesonderten Laufwerk ein Austauschordner zur Verfügung gestellt werden.

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook im Kita-Desktop

2. Oben links auf "Datei" klicken 

3. Klick einmal auf den Button " + Konto hinzufügen"

4. Im Feld "Ihr Name" einfach irgendwas z.B. "kita" eintragen.

5. Im Feld "E-Mail-Adresse" die gewünschte und vollständige E-Mail-Adresse eintragen. Zum Beispiel "st.test@kita.pfarrei.de" 

6. Das Feld "Kennwort" kann muss nicht ausgefüllt werden. Einfach leer lassen, da die Berechtigungen von der IT vergeben werden.

7. Dann klicke auf den Button "Weiter"

8. Nun auf "Fertig stellen" und Outlook neu starten!

Das zusätzliche Postfach sollte nun nach einem Restart von Outlook erscheinen, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorhanden sind. Die Berechtigungen auf das Postfach müssen selbstverständlich vorher von der IT-Abteilung erteilt worden sein.

Diese Anleitung gilt nur für beantragte Postfächer und von der IT-Abteilung des Bistums Limburg bereitgestellte Mail-Adressen. Externe Mail-Anbieter wie GMX, Microsoft, T-Online, etc. können nicht eingebunden werden.

• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Mit der Einführung der eAU ab dem 01.01.2024 in Deutschland müssen Erzieherinnen und Erzieher die Möglichkeit haben, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zu empfangen und ggf. an den Arbeitgeber weiterzuleiten. Für die sichere Übermittlung dieser Dokumente ist eine dienstliche E-Mail-Adresse wichtig.
• Digitale Gehaltsabrechnung: Im Zuge der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in vielen Organisationen erhalten Beschäftigte, darunter auch Erzieherinnen, ihre Gehaltsabrechnung häufig in digitaler Form. Für den Empfang und die Speicherung dieser vertraulichen Dokumente ist eine geschäftliche E-Mail-Adresse erforderlich.
• Digitale Lohnsteuerbescheinigung: Wie die Gehaltsabrechnung wird auch die Lohnsteuerbescheinigung zunehmend in digitaler Form bereitgestellt. Die Erzieherinnen benötigen eine E-Mail-Adresse, um diese wichtigen Steuerunterlagen zu erhalten und zu archivieren.
• Kommunikation mit den Eltern: Die Erzieherin muss regelmäßig mit den Eltern der betreuten Kinder kommunizieren, um Informationen über den Tagesablauf, Veranstaltungen, Entwicklungsfortschritte und andere wichtige Angelegenheiten auszutauschen.
• Interne Kommunikation: Eine dienstliche E-Mail-Adresse ermöglicht die reibungslose Kommunikation mit anderen Kollegen, der Kita-Leitung und anderen Mitarbeitern der Einrichtung.
• Koordination von Aktivitäten: Erzieherinnen müssen häufig Aktivitäten wie Ausflüge, Veranstaltungen oder Elterngespräche planen und organisieren. Die Koordination dieser Aktivitäten erfordert eine effektive Kommunikation.
• Dokumentation und Berichterstattung: Erzieherinnen müssen Entwicklungsberichte, Beobachtungen und andere wichtige Dokumente schreiben und archivieren. Eine E-Mail-Adresse ist hilfreich, um diese Dokumente elektronisch zu versenden und zu speichern.
• Fort- und Weiterbildung: Die Teilnahme an Pflichtfortbildungen und Online-Schulungen zur beruflichen Weiterentwicklung erfordert häufig die Kommunikation per E-Mail, sei es zur Anmeldung, zum Erhalt von Unterlagen oder zur Terminabsprache.
• Informationsaustausch mit Behörden und Schulen: Die Kita muss häufig mit verschiedenen Behörden und Institutionen in Kontakt treten, z.B. mit dem Jugendamt, dem Gesundheitsamt und Schulen. Dies geschieht häufig per E-Mail.
• Elternanfragen & Anmeldungen: Eltern können Fragen zur Kita oder zur Anmeldung ihres Kindes haben. Eine dienstliche E-Mail-Adresse ermöglicht es, solche Anfragen professionell zu bearbeiten.
• Administrative Aufgaben: Erzieherinnen können für administrative Aufgaben wie Materialbestellungen, Budgetverwaltung und andere organisatorische Angelegenheiten zuständig sein, die eine Kommunikation per E-Mail erfordern.
• Notfallkommunikation: Im Falle von Notfällen oder unvorhergesehenen Ereignissen ist es wichtig, dass die Erzieherinnen untereinander und mit den Eltern schnell und effizient kommunizieren können.
• Datenschutz und Datensicherheit: Eine dienstliche E-Mail-Adresse ermöglicht die sichere Übertragung und Speicherung sensibler Informationen und gewährleistet somit Datenschutz und Datensicherheit.

Fazit: Insgesamt ist eine dienstliche E-Mail-Adresse für Erzieherinnen in einer Kindertagesstätte ein wichtiges Instrument, um ihre beruflichen Aufgaben effektiv zu erfüllen und eine reibungslose Kommunikation mit verschiedenen Kontakten zu gewährleisten. Hinzu kommt die Bedeutung einer dienstlichen E-Mail-Adresse im Hinblick auf die Umsetzung neuer digitaler Verwaltungsprozesse im Bistum Limburg und die Erfüllung neuer gesetzlicher Anforderungen im Bereich von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen.

Die E-Mail-Adressen der MAV-Mitglieder sind nicht Teil des Projekts. Bitte wenden Sie sich dies bzgl. per Mail an Patric Feick (Haupt-MAV/DiAG) P.Feick@bistumMAV.BistumLimburglimburg.de

Laut Info der der IT-Abteilung ist es möglich gemeinsame Ordner für MAV-Tätigkeiten zu erhalten. Eine gemeinsame E-Mail-Adresse im Format mav@kita.pfarrei.de ist auch möglich. Persönliche E-Mail Adressen werden derzeit nicht angeboten.

Auf jedem Kita-Desktop ist Microsoft Outlook als E-Mail-Programm installiert. In Outlook können sie ihre persönliche, dienstliche E-Mail-Adresse im Format v.name@kita.pfarrei.de abrufen und als Kita-Leitung oder stellvertretende Kita-Leitung auch die E-Mail-Adresse ihrer Einrichtung z.B. st.martin@kita.pfarrei.de. 

Darüber hinaus können Sie Ihre persönliche, dienstliche E-Mail-Adresse auch außerhalb des Kita-Desktops auf jedem PC, Tablet oder Smartphone ohne Installation einer App abrufen.  Der entsprechende Link (URL) lautet https://outlook.bistumlimburg.de/owa  und der Login ist mit den bekannten und üblichen Zugangsdaten möglich. Selbstverständlich setzen wir hier auf höchste Sicherheitsstandards und so ist der Zugang auch hier mit einer 2-Faktor-Authentifizierung geschützt.

Der Abruf einer allgemeinen E-Mail Adresse einer Kita z.B. st.martin@kita.pfarrei.de ist nach dem Login möglich. Dazu muss auf Smartphones der Browser z.B. Google Chrome oder Apple Safari auf "Desktop-Modus" umgestellt werden, damit oben rechts ein Icon zum Hinzufügen weiterer Postfächer erscheint. Bei Tablets und Computern ist dies ohne Umstellung auf den Desktop-Modus möglich.

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Ein Exchange-Postfach ist ein E-Mail-Postfach, das auf einem Microsoft Exchange Server gehostet (verwaltet und installiert) wird. Im Vergleich zu IMAP (Internet Message Access Protocol) oder POP3 (Post Office Protocol 3) bietet Exchange erweiterte Funktionen, die auf Zusammenarbeit und Integration abzielen. Hier sind die Hauptaspekte im Bezug auf Sicherheit und den Unterschied zu IMAP oder POP3:

1. Sicherheit:

Authentifizierung und Verschlüsselung: Exchange verwendet starke Authentifizierungsmethoden und Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit der übertragenen Daten zu gewährleisten.
Zugriffskontrolle: Exchange bietet granulare Zugriffskontrollen, sodass Administratoren bestimmte Berechtigungen für Benutzer festlegen können, um die Sicherheit der Informationen zu erhöhen.

2. Zusammenarbeit und Integration:

Kalender und Kontakte: Exchange ermöglicht die nahtlose Integration von Kalender- und Kontaktfunktionen, was die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation verbessert.
Gemeinsame Postfächer: Durch gemeinsame Postfächer können mehrere Benutzer auf dasselbe Postfach zugreifen, was die Teamarbeit erleichtert.

3. Unterschiede zu IMAP und POP3:

Echtzeit-Synchronisation: Exchange bietet eine Echtzeit-Synchronisation von E-Mails, Kalender und Kontakten auf verschiedenen Geräten, während IMAP diese Funktion ebenfalls unterstützt, jedoch nicht so nahtlos.
Offline-Zugriff: IMAP ermöglicht den Zugriff auf E-Mails im Offline-Modus, aber Exchange bietet erweiterte Offline-Funktionen für E-Mails, Kalender und Kontakte.
Zusätzliche Funktionen: Exchange bietet zusätzliche Funktionen wie gemeinsame Postfächer, Ressourcenbuchungen für Besprechungen und eine verbesserte Suche.

Warum nur von der IT-Abteilung erstellte Exchange-Postfächer in Outlook eingebunden werden können:

Verwaltbarkeit: Die Einschränkung, nur von der IT-Abteilung erstellte Exchange-Postfächer in Outlook einzubinden, dient der zentralisierten Verwaltung und Kontrolle. Dies gewährleistet, dass Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden und die IT-Abteilung den Überblick über alle Postfächer behält.
Kontrolle über Sicherheitsaspekte: Externe Mail-Anbieter wie Web.de, GMX oder T-Online haben unterschiedliche Sicherheitsrichtlinien und -protokolle. Die IT-Abteilung möchte möglicherweise sicherstellen, dass nur sichere Verbindungen zu den Postfächern hergestellt werden und die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.

Zusammenfassend bietet ein Exchange-Postfach erweiterte Funktionen für Zusammenarbeit und Integration, während die Einschränkung auf von der IT-Abteilung erstellte Postfächer in Outlook die Verwaltbarkeit und Kontrolle über Sicherheitsaspekte erhöht.

Quellen:

Microsoft Exchange Server Features: docs.microsoft.com/en-us/exchange/exchange-2019-features
IMAP vs. POP3 vs. Exchange: www.nucleustechnologies.com/blog/pop3-vs-imap-vs-exchange-choose-the-best-email-protocol/

Nach 16 Minuten ohne Benutzereingabe oder Mausbewegung wird der Kita-Desktio aus Sicherheitsgründen automatisch gesperrt und man muss das Passwort eingeben, um weiterarbeiten zu können.

Grundsätzlich funktioniert der Kita-Desktop (Citrix-Desktop im DiöNet) mit jedem Tablet unabhängig vom verwendeten Betriebssystem Google Android, Microsoft Windows oder Apple iOS. Voraussetzung für das Drucken von Dokumenten ist jedoch, dass der lokale Drucker im Büro oder zu Hause als Standarddrucker im Betriebssystem installiert ist, damit der Drucker vom Kita-Desktop genutzt werden kann. Unter Windows funktioniert dies wie gewohnt schnell und unkompliziert. Bei Android ist die Installation des Druckers leider nicht möglich. Bei Apple wird häufig Apple AirPrint benötigt, das von vielen Druckern noch nicht unterstützt wird und zudem nicht unseren Datenschutzbestimmungen entspricht.

Beim ersten Login in den Kita-Desktop kann das persönliche Laufwerk U: aus technischen Gründen leider nicht angezeigt werden. Das persönliche Laufwerk U: wird nach dem vollständigen Ausloggen (nicht "Trennen") und dem nächsten Einloggen mit dem Benutzer verbunden.

Sie selbst können Ihren persönlichen Kalender oder den Kita-Kalender mit anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Outlook im DiöNet nutzen, teilen.

Starten Sie dazu Outlook und wechseln Sie in die Kalenderfunktion. Das Kalendersymbol finden Sie links unten im Ordnerbereich. In der Kalenderansicht finden Sie oben rechts ein Symbol mit zwei Personen und einem Schlüssel und der Unterschrift "Kalenderberechtigungen". Ein Klick auf dieses Symbol öffnet ein neues kleines Fenster in der Mitte des Bildschirms, in dem Sie die Möglichkeit haben, bestehende Berechtigungen anzupassen oder über den Button "Hinzufügen" neue Personen für den ausgewählten Kalender zu berechtigen. Die Berechtigungen können über vordefinierte Berechtigungsstufen oder individuell angepasst werden.

Standardmäßig können alle Benutzer im Kalender nur sehen, ob Sie frei oder gebucht sind. Dies ist besonders praktisch für Terminvereinbarungen und schützt gleichzeitig Ihre Privatsphäre. 

Sie selbst können persönliche Kalender von anderen Mitarbeitern oder einen Kita-Kalender, die ebenfalls Outlook im DiöNet nutzen, einbinden.

Starten Sie dazu Outlook und wechseln Sie in die Kalenderfunktion. Das Kalendersymbol finden Sie unten links im Ordnerbereich. In der Kalenderansicht finden Sie rechts oben ein Symbol mit einem grünen PLUS+ und Kalender und der Beschriftung "Kalender öffnen". Ein Klick auf dieses Symbol öffnet ein kleines Untermenü, in dem Sie einen anderen Kalender auswählen können. Besonders einfach geht dies über die Funktion "Aus Adressbuch". Denn im nächsten Schritt können Sie über die Suche den Namen der Person oder den Kalender der Kita finden. Es ist auch möglich, mehrere Kalender auszuwählen und direkt in die Kalenderansicht zu übernehmen. Die Personen werden im Adressbuch nach dem Muster "Vorname Nachname" und die Kitas nach "Pfarrei Ort Kita-Name" eingetragen.

Standardmäßig können alle Benutzer im Kalender nur sehen, ob Zeiten frei oder belegt sind. Das ist besonders praktisch für Terminabsprachen und schützt gleichzeitig die Privatsphäre.  Wenn Sie mehr in den anderen Kalendern sehen möchten, wenden Sie sich bitte für eine Freigabe direkt an die betreffenden Personen oder bei Kita-Kalendern an die jeweiligen Einrichtungsleitungen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den virtuellen Kita-Desktop zu beenden. Über das Citrix Menü (schwarz oben) und über das Windows Startmenü in der Taskleiste kann ich die Verbindung zum Kita-Desktop "trennen". Trennen bedeutet hier aber nur, dass die Anzeige des Kita-Desktop ausgeschaltet wird. Das ist am ehesten so, als würde man bei einem Computer mit Monitor nur den Monitor ausschalten. Beim nächsten Einschalten bzw. Wiederanmelden erscheint der Kita-Desktop genau so, wie ich ihn verlassen habe. So kann ich z.B. meine Arbeit im Homeoffice nahtlos fortsetzen, ohne Anwendungen neu zu starten oder erstellte und noch nicht gespeicherte Dokumente weiter zu bearbeiten. Jede Nacht werden diese "inaktiven" Windows-Sitzungen aufgrund notwendiger Server-Neustarts für die Installation von Sicherheitsupdates etc. zwangsweise beendet.

Beim Abmelden wird die aktive Windows-Sitzung vollständig heruntergefahren und beendet. Dies ist z.B. notwendig, wenn die IT-Abteilung Änderungen an den Berechtigungen vorgenommen hat oder Fehler behoben wurden.